Comece 2009 bem organizado!

Inicialmente gostaria de desejar a todos um excelente ano!

Certamente não existe época melhor para organizar sua vida, pessoal e profissional. Para os advogados então, levando-se em consideração o recesso forense, esse período é usualmente mais tranquilo do que o restante do ano.

Desta forma, vamos iniciar o ano com uma dica que não é propriamente um achado ou grande descoberta, já que a aplicação é fornecida pelo Google e está a disposição de todos que lá tenham uma conta. Entretanto, ainda que seja bastante conhecido, o Google Calendar  usualmente não é utilizado em todo seu potencial. Por exemplo, eu utilizo o Google Calendar de forma profissional, aplicando esta ferramenta para agendar e controlar prazos de advogados e estagiários do meu grupo de trabalho. Este calendário se destaca não só pela sua gratuidade e excelente integração com o GMail e outros serviços do Google, mas também pela excelente visualização e por um sistema de lembretes irrepreensível.

Google Calendar

Acima podemos visualizar um exemplo da minha agenda corporativa. Evidentemente, os retângulos coloridos no centro representam os compromissos, sendo que cada cor vincula-se a uma agenda pré-determinada, ficando fácil identificar quem é o responsável pelo prazo ou compromisso. Lembro que a visualização de todas ao mesmo tempo é opcional, podendo-se selecionar quais agendas irão aparecer na tela. Esta opção é uma ajuda e tanto em semanas mais cheias, já que o volumoso número de compromissos pode tornar a visualização dos seus eventos difícil.

Sou um entusiasta do compartilhamento de agendas corporativas, ainda mais no caso de escritórios de advocacia. Com o compartilhamento, se um colega se ausenta do escritório por motivos diversos, é possível saber exatamente quais os prazos, reuniões e demais compromissos a ele associados, facilitando a substituição e diminuindo sensivelmente o risco de perda de prazos importantes.

Além disto, é possível configurar um sistema de lembretes extensivo, que virtualmente impossibilita o esquecimento de um compromisso.

É possivel configurar lembretes através de email, pop-up e SMS (no Brasil apenas a TIM é suportada)
É possível configurar lembretes através de email, pop-up e SMS (no Brasil apenas a TIM é suportada)

Além do excelente sistema de lembretes, existe a funcionalidade dos comentários aos compromissos, onde o responsável pelo cumprimento da tarefa pode adicionar informações relativas aquele compromisso em questão. Esta opção revelou-se extremamente útil para fazer o acompanhamento da tarefa no caso de uma determinação interna para outro funcionário. Assim, por exemplo, quando ordeno que um estagiário cumpra alguma diligência forense, o mesmo utilizará este campo para informar-me acerca do andamento da tarefa.

Tela do compromisso onde a estagiária informa o cumprimento da diligência.
Tela do compromisso onde a estagiária informa o cumprimento da diligência.

O Google Calendar é perfeitamente sincronizável com o Microsoft Outlook (com o Google Calendar Sync), e com dispositivos móveis tais como o iPhone. Além do mais, por tratar-se de ferramenta da Web 2.0, é plenamente acessível de qualquer dispositivo conectado à Internet.

Em suma, esta é uma ferramenta poderosa, que pode ser utilizada com sucesso para organizar prazos e compromissos de advogados e escritórios de advocacia, trazendo economia de recursos e a já conhecida funcionalidade e confiabilidade dos serviços Google.

3 respostas a Comece 2009 bem organizado!

  1. […] o uso em conjunto do Gmail, Google Calendar e Remember the Milk, fique seguro de que não irá perder seus […]

  2. […] comentamos a respeito do Google Calendar aqui, e sou grande fã deste serviço. A vantagem de utilizá-lo através do Apps é a maior facilidade […]

  3. […] Google Calendar Gadget: a minha funcionalidade preferida, já que utilizo o Google Calendar como minha central de compromissos e organização de meu grupo de trabalho. Esta opção adiciona à tela principal do Gmail um widget contendo todas as agendas cadastradas no Google Calendar, que torna extremamente prático e simples o monitoramento e criação de compromissos. Mais informações sobre o Google Calendar: http://advtecno.com/2009/01/01/comece-2009-bem-organizado/ […]

Deixe uma Resposta

Preencha os seus detalhes abaixo ou clique num ícone para iniciar sessão:

Logótipo da WordPress.com

Está a comentar usando a sua conta WordPress.com Terminar Sessão / Alterar )

Imagem do Twitter

Está a comentar usando a sua conta Twitter Terminar Sessão / Alterar )

Facebook photo

Está a comentar usando a sua conta Facebook Terminar Sessão / Alterar )

Google+ photo

Está a comentar usando a sua conta Google+ Terminar Sessão / Alterar )

Connecting to %s

%d bloggers like this: