Comece 2009 bem organizado!

Inicialmente gostaria de desejar a todos um excelente ano!

Certamente não existe época melhor para organizar sua vida, pessoal e profissional. Para os advogados então, levando-se em consideração o recesso forense, esse período é usualmente mais tranquilo do que o restante do ano.

Desta forma, vamos iniciar o ano com uma dica que não é propriamente um achado ou grande descoberta, já que a aplicação é fornecida pelo Google e está a disposição de todos que lá tenham uma conta. Entretanto, ainda que seja bastante conhecido, o Google Calendar  usualmente não é utilizado em todo seu potencial. Por exemplo, eu utilizo o Google Calendar de forma profissional, aplicando esta ferramenta para agendar e controlar prazos de advogados e estagiários do meu grupo de trabalho. Este calendário se destaca não só pela sua gratuidade e excelente integração com o GMail e outros serviços do Google, mas também pela excelente visualização e por um sistema de lembretes irrepreensível.

Acima podemos visualizar um exemplo da minha agenda corporativa. Evidentemente, os retângulos coloridos no centro representam os compromissos, sendo que cada cor vincula-se a uma agenda pré-determinada, ficando fácil identificar quem é o responsável pelo prazo ou compromisso. Lembro que a visualização de todas ao mesmo tempo é opcional, podendo-se selecionar quais agendas irão aparecer na tela. Esta opção é uma ajuda e tanto em semanas mais cheias, já que o volumoso número de compromissos pode tornar a visualização dos seus eventos difícil.

Sou um entusiasta do compartilhamento de agendas corporativas, ainda mais no caso de escritórios de advocacia. Com o compartilhamento, se um colega se ausenta do escritório por motivos diversos, é possível saber exatamente quais os prazos, reuniões e demais compromissos a ele associados, facilitando a substituição e diminuindo sensivelmente o risco de perda de prazos importantes.

Além disto, é possível configurar um sistema de lembretes extensivo, que virtualmente impossibilita o esquecimento de um compromisso.

É possível configurar lembretes através de email, pop-up e SMS (no Brasil apenas a TIM é suportada)

Além do excelente sistema de lembretes, existe a funcionalidade dos comentários aos compromissos, onde o responsável pelo cumprimento da tarefa pode adicionar informações relativas aquele compromisso em questão. Esta opção revelou-se extremamente útil para fazer o acompanhamento da tarefa no caso de uma determinação interna para outro funcionário. Assim, por exemplo, quando ordeno que um estagiário cumpra alguma diligência forense, o mesmo utilizará este campo para informar-me acerca do andamento da tarefa.

Tela do compromisso onde a estagiária informa o cumprimento da diligência.

O Google Calendar é perfeitamente sincronizável com o Microsoft Outlook (com o Google Calendar Sync), e com dispositivos móveis tais como o iPhone. Além do mais, por tratar-se de ferramenta da Web 2.0, é plenamente acessível de qualquer dispositivo conectado à Internet.

Em suma, esta é uma ferramenta poderosa, que pode ser utilizada com sucesso para organizar prazos e compromissos de advogados e escritórios de advocacia, trazendo economia de recursos e a já conhecida funcionalidade e confiabilidade dos serviços Google.